プライバシーポリシー

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プライバシーポリシー

制定日:2017年10月1日

最終改定日:2022年8月1日

株式会社レトリバ(以下「当社」という。)は、ソフトウェア開発・販売事業を行っております。
当社が取扱う個人情報の保護について、社会的責任を十分に認識して、本人の権利利益を保護し、個人情報に関する法規制等を遵守いたします。
また、以下に示す方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的な改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言いたします。

  • a)当社事業、並びに従業員の雇用、人事管理等において取扱う個人情報について、予め特定された利用目的の範囲内において、個人情報の適切な取得・利用および提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)は行いません。また、そのための適切な措置を講じます。
  • b)当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守いたします。
  • c)当社は個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失またはき損等のリスクに対しては、合理的な安全対策を講じ、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また不適切な事項については是正を行うなどの内部規程を定め、個人情報を最善の状態で保護いたします。
  • d)当社は個人情報の取扱いに関する苦情および相談対応への内部規程を定め、苦情および相談には、迅速かつ誠実に対応いたします。
  • e)個人情報保護マネジメントシステムについて、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直して、その改善を継続的に推進していきます。

本方針は、全役員並びに従業員に配布して周知徹底させるとともに、いつでも、どなた様でも入手可能な措置を講ずるものとします。

株式会社レトリバ 代表取締役 河原 一哉

株式会社レトリバ 個人情報お問合せ窓口

Email: privacy@retrieva.jp

個人情報の取扱いについて

直接書面以外の方法によって取得する個人情報の利用目的

1) ソフトウェア開発・販売事業において、クライアントからお預かりする個人情報およびお客様の情報システムに保存されている個人情報
・委託された業務を遂行するため
2) YOSHINA事業部での電話対応時に録音させて頂いた個人情報
・当社サービスの改善、向上のために行う調査もしくは分析等(通話内容の自動文字起こし、AIによる会話分析、業務効率性評価等を含みます)のため

個人情報に関する周知事項

1.事業者の氏名又は名称

株式会社レトリバ

2.個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名または職名、所属及び連絡先

個人情報保護管理者:管理部長 武川 祥子
Email: privacy@retrieva.jp

3.直接書面により取得する個人情報の利用目的

1) お取引先の皆様に関する個人情報
・当社各事業に係る連絡、協力、交渉、契約履行等のため
2) お問い合わせされた皆様に関する個人情報
・当社各事業に関するお問い合わせ対応のため
・お見積もりや資料の送付のため
3) 従業員に関する個人情報
・人事管理等のため
4) 採用募集者に関する個人情報
・採用選考のため
・採用選考手続き及びその結果に関する連絡のため
・入社前手続き実施とその他の手続きに関する連絡のため
5) 展示会、勉強会の参加者に関する個人情報
・参加者の管理・事務連絡のため
・当社のサービス・製品に関する営業案内のため
・当社サービス・製品に関するお問い合わせ対応のため
6) メールマガジンに関する個人情報
・メールマガジン配信のため

4.開示対象個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情及びご相談につきましては、以下第6項の「個人情報お問い合わせ窓口」にご連絡ください。

5.開示等の求めに応じる手続

1) 保有個人データまたは第三者提供記録に関する開示等の請求について
当社で取扱う保有個人データまたは第三者提供記録に関して、本人から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止(以下、「開示等」という)の請求がございましたら、以下第7項の「個人情報お問合せ窓口」にご連絡ください。ただし、「YOSHINA事業部での電話対応時に録音させて頂いた個人情報」については、開示等の請求等には応じることが出来ませんので、ご了承ください。

2) 開示等の請求の申出先
開示等の請求は以下第7項の「個人情報お問合せ窓口」にお問合せの上、当社が保有するご自身の個人情報の、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を求める場合には、当社所定の書面に必要事項をご記入の上、提出していただきます。

3) 開示等の請求依頼にあたっては、本人確認をさせていただきます。場合によっては、公的な証明書の写しを郵送して確認させていただくことがあります。
※代理人については、委任状を提出して頂き確認を行います。なお、代理人を立てる場合には、ご本人と代理 人両者の公的証明書のコピーの提出が必要になります。また、電話やメール、 FAX などで開示等の要求のあった場合は、一切受け付けておりませんので、簡易書留郵便等の発送記録が取れる方法での提出をお願い致します。
※未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合は、法的な代理権を証明する書類で代理権があることを確認いたします。

4) 開示等の請求(「利用目的の通知」「個人情報の開示」の請求)にあたり、手数料は1,000円を上限に徴収いたします。
これを超えることが明白な場合は別途、ご連絡いたします。

6.個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談について

個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談につきましては、以下の当社「個人情報お問合せ窓口」にご連絡ください。
株式会社レトリバ 個人情報お問合せ窓口責任者 宛
Email: privacy@retrieva.jp

7.Cookieの利用について

弊社の運営するサイトでは、お客様のアクセス情報を保存するためにCookieを使用しています。Cookieとはお客様のブラウザに保存されるファイルであり、お客様個人を特定・識別できるような個人情報は含まれておりません。このCookieは当社が運営するサイトの利用状況の調査、マーケティング活動、広告配信の目的のみに利用されます。
また、 Googleが提供している分析ツール「Google Analytics」を利用して、訪問者の行動を分析しています。(Google Analytics のデータのプライバシーとセキュリティについてはコチラ
このGoogle Analyticsはトラフィックデータの収集のためにCookieを使用しています。このトラフィックデータは匿名で収集されており、個人を特定するものではありません。この機能はCookieを無効にすることで収集を拒否することが出来ますので、お使いのブラウザの設定をご確認ください。Cookieの機能を無効にしても当サイトのご利用には問題ありません。

8.保有個人データの安全管理措置について

当社は、保有個人データを保護するため、以下の安全管理措置を講じています。その他、安全管理措置に関する詳細なご質問は、個人情報お問合せ窓口までご連絡ください。

1)基本方針の策定
・個人データの適正な取扱いの確保について取り組むために、基本方針を策定しています。
2)個人データの取扱いに係る規律の整備
・個人データの漏えい等の防止その他の個人データの安全管理のために、個人データの取扱いに係る規程類を策定しています。
3)組織的安全管理措置
・個人データの取扱いに関する責任者を任命するとともに、法令又は規程に違反している事実やおそれを把握した場合における責任者への報告連絡体制を整備しています。
・個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化しています。
・個人データの取扱状況を確認するため、定期的に自己点検の実施や外部の者による審査を受けています。
・個人データの取扱状況の把握及び見直しを行い、個人情報保護体制の改善に取り組んでいます。
4)人的安全管理措置
・個人データの取扱いに関して、個人情報保護の重要性を周知・啓発し、定期的な教育を実施しています。
・個人データを取扱う従業者から秘密保持に関する誓約書を取得しています。
5)物理的安全管理措置
・個人データを取扱う区域において従業者および来訪者の入退室管理を行っています。
・個人データを取扱う機器、書類、電子媒体等の利用、保管、廃棄等に関する措置を定め、盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
6)技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・個人データを取扱う情報システムに対する、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用する従業者を識別・認証しています。
・個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
7)外的環境の把握
・外国における個人情報の取扱いについて、当該外国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで上記安全管理を適切に講じています。

当社では、より良くお客様の個人情報保護を図るため、及び法令等の変更に対応するために、「プライバシーポリシー」「個人情報の取扱いについて」を改定することがあります。

以上